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企业印章使用法律风险及防范丨印章法律普及
阅读8798次 / / 陕西印章 / 2019-07-05 10:31

企业的印章作为企业身份和权利的证明,是企业意思表示的载体。作为企业经营管理过程中行使权利的重要凭证和工具,印章的使用与管理关系着企业正常经营管理活动的开展和企业的生存与发展。

鉴于我国法律、法规中关于印章的规定散见于《企业法人登记管理条例》(21、22、32条)、《合同法》(32条)、《破产法》(25、127条等)、《治安管理处罚法》(52条)以及《刑法》(280条等)以及《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》、《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》,实务中因企业印章使用管理混乱而产生的各类纠纷诉讼十分常见,本所律师结合现有法律、法规的规定以及司法实践典型判例对印章使用存在的风险及防范提出如下法律意见: 

一、企业具有的各类印章及印章的使用范围

根据《中华人民共和国企业法人登记管理条例》第16条规定企业成立后,企业法人凭据《企业法人营业执照》可以刻制公章,开立银行账户、签订合同,进行经营活动,《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第22条规定“国家行政机关和企业事业单位、社会团体的其他专用印章(包括经济合同章、财务专用章等),在名称、式样上应与单位正式印章有所区别,经本单位领导批准后可以刻制”,我国法律、法规中并无企业应当具体设置各类印章的强制性规定。在实务中,企业通常具有公章、财务专用章、合同专用章、项目部用章、发票专用章以及法定代表人章。而银行作为专业的金融机构, 在前述印章之外还设置有其他各类具体业务专用章,如贷款专用章、存单(折)专用章、业务清讫章、结算专用章等,各类印章的管理和使用应当严格遵循企业内部制定的印章管理办法进行操作和执行。

对实务中企业常见的几类印章使用范围总结如下:

1.公章。公章在企业所有各类业务印章中具有最高的法律效力,是法人权利的表征。除另有规定外(如发票必须加盖发票专用章),凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。

2.合同专用章。合同专用章适用于企业对外签订(变更、解除)合同时所使用的专用章,在签约范围内代表企业。法人合同专用章和公章在签合同时均是有效的,加盖公章不影响合同效力。

3.财务专用章。适用于单位会计核算和银行结算。

4.发票专用章。是指用发票单位和个人按税务机关规定刻制的印章,印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号,在领购或开具发票时加盖的印章。根据《中华人民共和国发票管理办法》“开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目,全部联次一次性如实开具,并加盖发票专用章”,即开具发票仅能加盖发票专用章。

5.法定代表人名章。即企业法定代表人的人名签章,通常称为“法人名章”或“法人章”,通常用于企业在银行开立基本账户、开具支票、汇票,出具汇款单等办理银行或资金事务,以及企业在签署合同、授权公文等文件时使用。

根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的相关要求,企业刻制印章应当在当地公安机关指定的刻章单位刻制,且在企业撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时,应及时送交印章制发机关封存或销毁,或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。 

二、司法实践中因企业印章使用混乱产生的法律风险分析

1.超越各类业务专用章使用范围签订合同的效力

对于超越各类业务专用章使用范围签订的合同是否具有法律效力以及对企业是否具有约束力,在司法实践中存在一定的争议。在湖南省常德市中级人民法院(2008)常民三终字第42号判决中,人民法院认为虽然企业对外签订合同所盖印章并非企业备案公章或合同专用章,不符合签订合同的一般原则和规定,但系企业在管理方面存在的漏洞所致,在企业不能提交相应的证据证明合同及收据中所涉印章与其无关,也不能证明印章是他人私自加盖时,应当认定在合同上加盖该印章的行为,是企业的行为,对企业具有合法的约束力;但在最高人民法院(2014)民申字第1号案件中,人民法院则认为业务专用章具有特定的用途,在合同上加盖特定的业务专用章明显超越了业务专用印章使用范围,故未经企业追认,不能认定签订合同系企业的真实意思表示。

对此我们认为,对于判断超越业务专用章使用范围或者权限签订合同的效力,应当结合案件事实进行综合分析,在企业建立有完善的用章制度及内控机制且明显超越业务专用章使用范围且的情况下,企业能够有效举证证明签订合同并非其意思表示,该合同不应对企业产生约束力;但如企业在印章管理方面存在漏洞,且无法举证证明印章系他人私自使用的,则即使该印章超越了使用范围,但基于善意第三人的合理信赖,交易合同仍可能被认定为对企业具有合法的约束力。同时,对于合同的效力还应当综合考虑合同的履行情况进行分析,如企业在明知合同已经实际履行且未提出任何异议的情况下,则在一定程度上视为企业对此进行了追认,合同效力存在的瑕疵得到补正。

2.企业拥有多枚同类印章时,难以通过印章与备案不一致或者印章系伪造为由主张不受合同约束

司法实践认为,当企业同时拥有私刻印章和备案印章且都曾使用过时,交易对手在交易过程中难以有效识别本次交易所使用的印章是否为企业正在使用或者经公安机关备案的印章,此种情况下企业不得否定交易所使用的印章对其具有约束力,或者企业不能仅以合同上加盖的印章与备案的公章不一致为由,主张合同对其不产生约束力(2015民申字第2537号、2015民申字第342号)。在企业使用或者认可使用非备案公章时,其效力同样可以延展至其他场合,而具有公示效力,包括在其他诉讼中使用或者公司法定代表人对与备案不一致的印章效力曾予以认可等情形。

且在此种情形下,根据司法案例(如2016最高法民申519号),交易对手并不负有审查企业签署合同所使用的印章真实与否的义务,在有证据证明企业在经营管理过程中曾使用过签订本合同所使用的印章时,即使该印章为伪造的印章,在没有相反证据证明时,企业也不能主张该印章为伪造而否定协议效力或不受其约束。

当然,在企业已经举证证明其用章具有唯一性的情形下,交易相对人主张企业存在同时使用多枚印章的事实,其应当承担证明责任。

3.印章被盗、遗失、私刻或者被擅自使用,单位存在过错时,可能承担不利法律后果

根据《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》“行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为,单位有明显过错,且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的,单位对该犯罪行为所造成的经济损失,依法应当承担赔偿责任”,企业印章是企业的人格载体,交易文本上加盖了企业印章,在无相反证据予以证明的情况下,便推定为企业具有为本行为的意思表示,在企业公章遗失、被盗或者被私刻以及他人私自使用时,而未及时采取有效手段如登报公示、通知合作方、报案等手段时,企业存在被认定为对公章管理不规范,存在过错而需承担的一定赔偿责任(如2016最高法民申255号)。 

4. 印章系伪造时,企业承担不利法律后果的分析

根据《合同法》表见代理的规定“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效”,即使合同文本上加盖的印章系伪造,但在伪造印章对外签订合同的人构成表见代理时,也不能否认合同对企业的效力,如行为人取得企业授权使用公司印章,在印章被企业收回后又私刻印章对外签订合同的,善意相对人可基于此前连续交易形成的对该授权人有权使用企业印章的合理信赖,而主张私刻印章签订的合同对企业具有约束力(2013民申字第2207号);原公司法定代表人卸任后,在公司登记的经营场所,使用私藏的公司印章向交易对手出具授权书,交易相对人有理由相信其有代理权限;代理人在代理权限期间伪造被代理企业印章,在代理权限范围内对外签订合同等;

并且,根据《中华人民共和国民法总则》第61条的规定“法定代表人以法人名义从事的民事活动,其法律后果由法人承受。法人章程或者法人权力机构对法定代表人代表权的限制,不得对抗善意相对人”,即法定代表人可以代表企业对外作出意思表示,即使合同上加盖的印章与企业的印章不符的,但在法定代表人签字真实有效时,企业也不得仅以印章与企业印章不一致为由主张合同无效(如2016最高法民申1756号)。

除此之外,企业存在多枚同类型印章、在其他场合使用过或者确认过该伪造印章的效力、管理存在混乱等均可能导致企业承担不利法律后果。故我所律师认为合同效力与否,并不能仅以印章的真伪作为绝对的判断标准,而应当确认相关的意思表示是否能够体现当事人真实意思表示,是否可以维护交易安全,即便在合同上的签字盖章系伪造,但有证据证明合同内容体现合同当事人真实意思表示的,合同当事人也不得否认合同的效力。

三、法律风险防范建议

企业刻制的各类印章是企业人格的载体,交易文本上加盖了公司印章,在无相反证据予以证明的情况下,便推定为公司意思表示的法律效力,故为避免企业印章使用过程中产生纠纷,提出如下建议:

1.企业应当建立规范的印章管理制度并严格执行,规范用印审批、用印监督流程并定期检查,企业收回、销毁、变更印章使用权人,可考虑要通过合理的方式将情况予以告知,必要时予以登报公示;在企业印章遗失、盗窃或者发现他人私刻时,应当及时采取登报公示、报案等措施。

2.企业关于印章的管理规定,包括印章使用范围、授权人、授权期限等内部管理规定,可以进行在签约地点进行适当公示,向交易对手进行展示,在一定程度上对抗善意第三人。

3.在做好印章管理制度的同时,加强对法定代表人、授权委托人、分支机构负责人的选任与监督。

4.加强内部管理,建立有效的内部监督防范机制,避免工作人员在企业等办公场所内采取伪造企业印章,伪造合同文件及证明文件等方式,诈骗相对人。

​5. 企业在涉及与客户进行的一系列交易过程中应当对客户使用印章是否前后一致或者超越授权范围进行审查,如发现存在前述问题,应及时向客户进行核实避免承担责任。

 
   
 
 
 
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